Acum toți scriem mai multe e-mailuri pe zi: iată cum să o facem respectând regulile bune ale netichetei
Destinatarii
De asemenea, este necesar să acordați o atenție deosebită destinatarilor e-mail-ului: cei care sunt introduși în câmpul „Către:” sunt părțile interesate directe, care ar trebui să răspundă la cerere, în timp ce în „Cc:” cei care doar trebuie să „ia act” de comunicare. Răspunsul la un e-mail când sunteți doar în Knowledge Copy nu este foarte politicos, deoarece răspundeți fără a fi întrebat; în cazul în care trebuie să o faceți, este o idee bună să vă cereți scuze și să explicați motivul. De exemplu, putem răspunde în locul unui colaborator sau coleg care se află în afara biroului sau când este pus în eroare în discuție cu privire la o chestiune pentru care suntem direct responsabili.
Confidențialitate
Este o bună manieră să păstrați confidențialitatea expeditorilor / destinatarilor, ștergând adresa de e-mail a expeditorului din text (dacă redirecționați un e-mail când destinatarul nu cunoaște expeditorul original) și utilizând Bcc (sau Bcc, adică copie orb) dacă trebuie să trimiteți același mesaj către mai mulți destinatari care nu se cunosc.
Antetul și salutările
În general, e-mailurile sunt mai puțin formale decât scrisorile pe hârtie, deci putem evita formule de sunet ridicat, cum ar fi Dragă, Dragă etc. Cu toate acestea, când vine vorba de corespondență de afaceri sau de studiu, este politicos să folosești cel puțin un „neam”. În mod similar, în felicitări putem evita „Profităm de această ocazie pentru a extinde cu adevărat a ta”, dar folosim formule mai concise de respect, precum ca „Cordiali Greetings”. Să ne amintim, de asemenea, că toate elementele de comunicare non-verbale lipsesc în e-mailuri și că riscul de a fi înțeles greșit este, prin urmare, foarte mare: în acest moment, un mulțumesc suplimentar mai bine decât să fii arogant!
Formă
Informalitatea mai mare a mediului face posibilă și exprimarea mai liberă în text: fără formule sau fraze ale notarului, expresii precum „10 c.m.” - mult mai bine pe 10 sau 10 mai a acestei luni - etc. În plus, o utilizare mai obișnuită a „dvs.” este permisă și atunci când discutați cu un coleg sau furnizor, chiar dacă nu l-am întâlnit niciodată în persoană. Dacă, pe de altă parte, de obicei spunem „ea” destinatarului e-mailului, continuăm să o facem în scris, dar evităm majusculele în pronumele care sună puțin prea „vechi”.
Atașamentele
În zilele noastre, majoritatea cutiilor poștale pot primi fișiere foarte mari, dar suntem adesea conectați prin rețele mobile, iar descărcarea unui fișier PDF de 10 mega poate dura mult. În aceste cazuri, putem comprima atașamentele cu programe adecvate - asigurându-ne întotdeauna în prealabil că destinatarul le poate folosi - sau putem folosi servicii de trimitere precum We Transfer, prin inserarea unui simplu link de descărcare în e-mail. Amintiți-vă întotdeauna că fișierele atașate sunt de preferat să aibă nume destul de scurte care nu conțin caractere speciale, cum ar fi punctuația, deoarece pot crea probleme în transcodarea de la un sistem la altul.
Răspunsul
Practic, este o idee bună să răspundeți întotdeauna la un e-mail, cel puțin pentru a da o confirmare a faptului că a avut loc, mai ales dacă acest lucru este solicitat în mod explicit: este necesar să păstrați întotdeauna același subiect („subiect”) pentru a păstra un ordonat structura istorică a mesajelor trimise și primite, „agățându-le” unul după altul, evitând eventual trimiterea unui nou mesaj pentru un subiect aflat deja în discuție. Uneori este util sau necesar să solicitați destinatarului unui e-mail confirmarea primirii mesajului, un fel de confirmare de primire: întrucât nu este întotdeauna esențială, evităm să activăm această opțiune fără discriminare, deoarece ar putea deveni enervantă. Când este cazul, folosim opțiunea Răspuns la toate, care vă permite să primiți mesajul cu alți destinatari în copie, astfel încât aceștia să poată partaja răspunsurile acestui mic grup de discuții.
Spam
De multe ori nu vă dați seama că „păcătuiești” de spam chiar și fără să-l fi premeditat, poate în frământarea entuziasmului de a-ți face cunoscut produsul sau serviciul sau de a-ți deschide o nouă afacere și de a te găsi trimis un mesaj publicitar fără distincție tuturor adrese cunoscute. Acesta este un exemplu clasic de spam, care - în toate formele sale - este văzut foarte prost de către ceilalți utilizatori ai rețelei: este de fapt una dintre cele mai incorecte și nepoliticoase modalități de promovare, care produce adesea un efect negativ, și anume exact contrar a ceea ce era de așteptat.
Recitește, întotdeauna și în orice caz
Indiferent dacă destinatarul nostru este un prieten, un coleg, un furnizor sau un client important, se aplică întotdeauna aceeași regulă: recitiți textul e-mailului cel puțin de două ori, pentru a observa orice greșeli de tipar și - mai presus de toate - pentru a verifica dacă ceea ce avem scrisul este clar și nu se pretează la neînțelegeri. Aceasta este o acțiune obligatorie care - dacă este uitată - în unele cazuri riscă să ne coste foarte rău.
